Politique de confidentialité des données

Dans le cadre de leurs activités, et suivant votre accord, le Musée et la Fondation peuvent recueillir des renseignements personnels que vous nous fournissez afin de les utiliser pour les finalités décrites ci-dessous. La présente politique détaille de quelles manières le Musée et la Fondation :

• Recueillent les renseignements personnels;
• Utilisent ces mêmes renseignements et;
• Communiquent ces renseignements à des tiers, suivant votre consentement à cet effet lorsque nécessaire.

Tous les employés du Musée et de la Fondation sont responsables de l’application de la politique de confidentialité des données et des pratiques en matière de gestion des renseignements personnels.

Le Musée et la Fondation sont deux personnes morales distinctes. Elles sont toutefois liées par des ressources communes et des objectifs communs. Ainsi, les renseignements personnels confiés au Musée ou à la Fondation seront partagés entre ces deux organisations, lorsque nécessaire pour les fins prévues à la présente politique, sauf en cas de refus explicite de votre part.

Les renseignements personnels sont définis comme « tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier ».

Votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels doit être donné de manière explicite. Il sera valide pour les fins mentionnées à la présente politique ainsi que pour les fins spécifiques mentionnées lors du consentement, le cas échéant. Le consentement sera valide pour la durée nécessaire à la réalisation des objectifs précisés au consentement ou pour les objectifs précisés à la section 7 de la présente politique. Votre consentement pourra être retiré en tout temps comme il est indiqué à la section 12 de la présente politique.

Les renseignements personnels que le Musée et la Fondation pourront recueillir, à la suite de votre consentement et selon les circonstances, sont les suivants:

• Renseignements nominatifs (nom, prénom, numéros de téléphone, adresses postales et courriel);
• Date de naissance et sexe;
• Information sur une carte de crédit, mandat ou un chèque;
• Date d’inscription à titre de membre du Musée et date de renouvellement (au dossier du Musée);
• Historique des dons à la Fondation (au dossier de la Fondation).

La collecte de renseignements personnels par le Musée et la Fondation s’effectuent lorsque vous utilisez les services du Musée et que vous communiquez volontairement vos renseignements personnels. Par exemple en :

• Participant à un événement ou à une activité;
• Utilisant les services in situ ou en ligne;
• Envoyant une question ou un commentaire par tous moyens de communication;
• Vous abonnant aux communications électroniques, telle l’Infolettre;
• Achetant un article;
• Devenant membre ou en renouvelant votre abonnement;
• Effectuant un don.

La collecte de renseignements personnels est limitée aux renseignements nécessaires aux fins précisées dans la présente politique.

Lorsque nous recueillerons vos renseignements, vous aurez l’occasion de refuser qu’ils soient conservés pour une utilisation ultérieure par le Musée ou la Fondation.

Les renseignements personnels que vous communiquerez serviront exclusivement aux fins suivantes :

• Permettre de vous identifier et vous authentifier dans le système informatique du Musée, de la Fondation, ou de la Salle Bourgie afin de faciliter les transactions;
• Permettre au Musée, à la Fondation, ou à la Salle Bourgie de vous fournir un service adapté à vos besoins;
• Communiquer avec vous périodiquement par écrit, de vive voix ou par voie électronique afin de vous tenir informé des activités du Musée, de la Fondation, ou de la Salle Bourgie;
• Permettre au Musée, à la Fondation, ou à la Salle Bourgie de tenir des statistiques sur la clientèle;
• Permettre au Musée, à la Fondation, ou à la Salle Bourgie de traiter vos dons et de préparer les reçus d’impôt en conformité avec les lois fiscales;
• Permettre à la Fondation d’effectuer le suivi nécessaire en regard des donations ponctuelles;
• Permettre au Musée, à la Fondation, ou à la Salle Bourgie d’informer les donateurs quant à l’utilisation des dons;
• Permettre au Musée, à la Fondation, ou à la Salle Bourgie de reconnaître la contribution des donateurs dans différents véhicules de communication, notamment le rapport annuel, la Revue M, sur les tableaux de donateurs, etc.
• Permettre au Musée d’effectuer le suivi nécessaire au renouvellement de votre abonnement.

a) Utilisation des renseignements personnels

Vos renseignements personnels ne seront utilisés que pour les fins pour lesquelles ils ont été recueillis comme cela est précisé à la section 7 de la présente politique. À cet effet, nous les conservons de manière confidentielle aussi longtemps que nécessaire.

Le Musée et la Fondation assurent la protection de vos renseignements personnels en tout temps, par des mesures de sécurité appropriées, qu’ellessoient matérielles, organisationnelles ou technologiques. Aussi, le Musée et la Fondation s’assurent de limiter l’accès aux renseignements personnels au personnel, selon les niveaux précisés à la section 9.

b) Conservation des renseignements personnels

Votre dossier sera conservé de manière numérique sur le serveur informatique du Musée ou de la Fondation.

c) Divulgation des renseignements personnels

Le Musée et la Fondation pourront divulguer vos renseignements personnels à des tiers dans les cas suivants :

• Auprès des préposés, mandataires ou agents du Musée ou de la Fondation, des prestataires de services qui, en vertu d’un contrat de services ou d’entreprise, assistent le Musée et la Fondation dans leurs activités dans les seules fins prévues par la loi;
• Sauf si vous refusez que ces informations soient communiquées, le Musée ou la Fondation pourra transmettre vos informations nominatives (nom, prénom, numéros de téléphone, adresse postale et courriel) pour des fins de prospection commerciale ou philanthropique, laquelle sera en lien avec les finalités précisées à la section 7 de la présente politique;
• Dans tous les cas où, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, la communication d’un renseignement personnel est possible sans autorisation préalable.

Le Musée et la Fondation s’assurent, dans les limites du raisonnable, que ces tierces parties respectent les règles et engagements de la présente politique en prenant les mesures nécessaires.

Le Musée et la Fondation ont pris des mesures afin de garantir la plus grande protection de vos renseignements personnels. À cet effet, trois niveaux de sécurité ont été élaborés.

• Niveau très élevé : Catégorie ayant accès à tous vos renseignements personnels.
• Niveau élevé : Catégorie ayant accès à certains de vos renseignements personnels.
• Niveau de base : Catégorie ayant accès à un minimum de renseignements personnels.

Certaines pages du site web du Musée et de la Fondation requièrent l'envoi de témoins de connexion (témoins) afin d’aider les utilisateurs du site à naviguer plus rapidement et leur proposer le contenu qui les intéresse le plus. Aucun renseignement personnel n'est conservé dans les témoins. L’emploi des témoins se veut une pratique courante et plusieurs navigateurs reconnus sont initialement configurés pour les accepter. Vous pouvez cependant configurer votre navigateur afin de refuser ou désactiver les témoins. Dans ces cas, certaines fonctions de notre site web ne seront plus accessibles.

Les informations de navigation peuvent être partagées avec des tiers autorisés avec lesquels le Musée ou la Fondation collaborent, tels que des partenaires. Les informations de navigation ne contiennent aucune donnée personnelle. Le Musée et la Fondation s’assurent, dans les limites du raisonnable, que les tiers autorisés prennent les mesures nécessaires afin de respecter la confidentialité de vos données. Les tiers autorisés comprennent notamment des services d’analyse d’audience, tels Google Analytics.

Le site Web du Musée peut proposer des hyperliens vers d’autres sites Web. Les renseignements échangés sur ces sites ne sont pas assujettis à la présente politique de confidentialité.

Le Musée et la Fondation prennent des mesures raisonnables pour s’assurer de l’exactitude des renseignements personnels au moment de les utiliser ou de les communiquer.

Nous vous remercions de contribuer à cette exactitude en communiquant avec nous tout changement devant être apporté à vos renseignements personnels ou toute erreur pouvant s’y trouver. Veuillez consulter la section Coordonnées afin d'obtenir les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels.

a) Droit d’accès à vos renseignements personnels

Le Musée et la Fondation vous permettent, sous réserve des conditions et exemptions prévues à la loi, d’avoir accès aux renseignements personnels que le Musée ou la Fondation détiennent à votre sujet. Sur demande, le Musée ou la Fondation vous informera des renseignements personnels détenus, de l’usage qui en est fait, incluant la divulgation à des tiers, puis vous permettra de les consulter. Vous pourrez également demander une copie de votre dossier, moyennant des frais raisonnables.

b) Droit de rectification ou de suppression des renseignements personnels

Il vous sera bien sûr possible de rectifier les renseignements personnels que le Musée ou la Fondation a recueillis lorsque ces renseignements sont inexacts, incomplets, équivoques, périmés ou non justifiés par les objectifs décrits à la section 7 de la présente politique.

Il vous sera également possible de faire supprimer tout renseignement confidentiel recueilli de manière non conforme à la loi.

c) Droit de retrait du consentement

Toute demande d’accès, de rectification ou de suppression devra être réalisée par écrit et accompagnée d’une preuve d’identité. Veuillez consulter la section Coordonnées afin d'obtenir les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels.

À la réception de la demande, le Musée ou la Fondation y donnera suite, au plus tard dans les trente (30) jours.

Pour toute demande ou plainte relative à la mise en œuvre de la présente politique, veuillez consulter la section Coordonnées afin d'obtenir les coordonnées du responsable de la protection des renseignements personnels.

Pour toute question ou commentaire concernant la manière dont nous traitons vos renseignements personnels, notre politique de confidentialité des données, ou pour exercer l’un ou l’autre de vos droits, n’hésitez pas à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels :

Yves Théoret
Directeur général adjoint

Par courriel :
confidentialite@mbamtl.org

Par courrier :
Musée des beaux-arts de Montréal
a/s Responsable de la protection des renseignements personnels
Direction de l’administration
2189, rue Bishop
Montréal (Québec) H3G 2E8

Par téléphone :
514-285-1600

Suite à la lecture de la présente Politique de confidentialité des données et à la confirmation qu’elle y adhère, toute personne visée par la cueillette d’informations confidentielles la concernant déclare comprendre qu’il lui a été permis de refuser que le Musée ou la Fondation recueille des informations confidentielles la concernant et confirme également :

• Qu’elle accepte que le Musée ou la Fondation recueille des informations confidentielles la concernant pour atteindre les objectifs décrits à la section 7 de la présente politique;
• Qu’elle accepte que le Musée et la Fondation partagent les informations confidentielles recueillies afin d’atteindre les objectifs communs décrits à la section 7 de la présente politique;
• Qu’elle accepte que des renseignements nominatifs la concernant (nom, prénom, numéros de téléphone, adresses postales et courriel) soient transmis à des tiers, partenaires du Musée et de la Fondation, pour des fins de prospection commerciale ou philanthropique, laquelle prospection sera en lien avec les objectifs précisés à la section 7 de la présente politique et que son choix d’adhérer à la présente politique constituait une occasion valable de refuser que ses informations nominatives soient utilisées par des tiers pour les fins susmentionnées;
• Qu’elle comprend que le présent consentement est révocable.